物流公司外调个体司机拿不到运输发票？别急，老会计教你几招省钱又合规的办法

做物流这行的老板,十有八九都遇到过这个头疼事：自己接了一单大活儿，手上车不够，临时从外面调了几个个体司机来跑运输，活儿干完了，钱也付了，可对方就是给不了你一张像样的运输发票，要么说自己是个人跑车的，开不了票；要么给你一张白条，或者干脆玩消失，结果到了月底、年底，财务那边催着要发票入账，税务局那边又盯着成本列支，老板急得直跳脚——没有发票，这笔运费就别想抵扣增值税，企业所得税还要多交一大截，本来利润就薄，这一下子又缩水不少。

这事儿到底怎么破？个体司机为什么拿不出票？又没有既不让司机反感、又能让自己合规抵扣的办法？今天咱们就掰开揉碎了聊一聊，全是实操干货，看完你就能自己拿主意了。

个体司机不给发票，到底卡在哪？

要说清楚怎么解决,得先弄明白个体司机的“难处”，很多物流老板觉得，个体司机不就是跑运输挣个运费吗？我去加油站、修理厂都能开票，你为啥不行？其实这里头有税务上的硬伤。

第一,绝大多数个体司机压根就没有办理税务登记，他们就是自己买了一辆车，挂靠在某个物流公司名下，或者干脆就是黑户跑活儿，没有税务登记，就没有纳税人资格，自然开不出增值税发票，别说专票了，连普票都开不出来，你让他去税务局代开？他又嫌麻烦，或者压根不知道怎么操作。

第二,就算有个体营业执照的司机，他们一般默认是小规模纳税人，按照现在的政策，小规模纳税人可以自开增值税普通发票，但很多司机根本不会用开票系统，或者嫌一个月跑几趟税务局麻烦，而且小规模开专票的话，要按照3%（或1%）缴税，司机觉得自己到手的运费本来就低，再交税就更亏了，所以情愿不开票。

第三,还有一部分司机压根就是“临时工”思维，今天帮你拉一车，明天帮别人拉，没有固定的合作关系，你让他去搞发票？他觉得你事儿多，下次就不接你的活了，搞物流的都知道，旺季时候找个靠谱司机比登天还难，谁还敢得罪人家？

所以根源在于：个体司机没有动力去开票，也没有能力去开票，但问题是你物流公司需要票啊，不然账怎么做？税怎么抵？

没有发票，物流公司到底亏多少？

很多老板不把这事儿当回事,觉得反正运费付了，成本是真实发生的，税务局还能不认？我告诉你，还真不一定认，按照咱们国家的企业所得税法，真实的成本支出必须要有合法凭证，也就是发票或者财政票据，你光有一张转账记录、收据、白条，税务局完全可以不认可这笔成本，一旦被查，补税加罚款，那可不是一笔小数目。

咱们算一笔账：假设你的物流公司一年外调个体司机运费花了100万，都没有取得发票。

• 企业所得税方面：这100万如果不能作为成本列支，那你的应纳税所得额就多了100万，小型微利企业优惠后所得税税率按5%算，要多交5万所得税，如果利润高没有优惠，25%税率就是25万。
• 增值税方面：如果你是一般纳税人，运输服务增值税税率是9%，没有专票，你就没法抵扣进项，100万运费对应的进项就是9万，这9万就白白损失了。
• 附加税费：增值税多交了，城建税、教育费附加等也跟着多交。

里外里一算,100万运费没有发票，你至少要多掏十几万甚至三十万的税款，物流行业利润本来就不超过5%，这点钱就是你的纯利润啊，所以别觉得麻烦，搞定发票就是在给自己省钱。

实操方案一：让个体司机去税务局代开发票

这是最传统、最合规的办法，但也是最让司机抵触的办法，因为需要司机本人带着身份证、运输合同、行驶证等材料，去他所在地的税务局大厅申请代开增值税发票，如果是普票，现在很多地方可以网上代开，但很多司机玩不转。

关键点是：代开发票时，税务局会当场征收增值税、个人所得税等，司机一看要交钱，就不乐意了，其实这部分税款，最终都是你物流公司承担的，你可以跟司机商量：运费我给你15000，其中500是代开发票产生的税费，你实收14500，但必须把发票给我，或者你直接跟司机说：“你只管去开，税款我来出，你把完税证明和发票都给我。”

这种办法适合长期合作、比较稳定的个体司机，你可以提前把税款算好，比如小规模纳税人代开专票，增值税按1%征收（今年政策），附加税按增值税的12%左右减半，个税按1%左右核定，总的税负大约在2%-3%之间，10000元运费，你额外给司机200-300元税费，就能拿到一张合规的增值税专用发票，抵扣9%的进项，自己还剩下6%-7%的抵扣空间，怎么看都划算。

不过要注意：代开发票有地域限制，司机必须在业务发生地或者司机所在地税务局代开，跨省的业务，有时候代开比较麻烦，需要提前咨询当地税务局。

实操方案二：让司机注册为“临时税务登记个体户”

这个办法近两年特别流行,算是成熟又高效的解决方案，具体操作是：你对那些长期合作的个体司机，引导他们去办理一个“临时税务登记”，注册成个体工商户，现在很多地方都可以网上办理，不需要实际经营场所，甚至不需要跑大厅，办理完成后，司机就有了正式的纳税人身份，可以自行开具发票。

而且国家针对小规模个体户有各种税收优惠：月销售额10万以下（季度30万）免增值税，个人所得税可以核定征收，一般核定在0.5%-1%左右，综合税负极低，司机注册了之后，你让司机去税务局申请自开增值税普通发票或者专用发票（专票需要去申请），开了票之后，司机只需要缴纳很低的个税，增值税基本不用交。

你可以这么跟司机谈：“大哥，你办个个体户，以后我给你活儿，你直接开票给我，税钱我帮你出，你到手运费一分不少，而且注册个体户以后，你还能自己接别的公司的活儿，没坏处。”很多司机一听不用交税，还能多接活儿，就愿意办了。

具体流程：让司机登录当地电子税务局，或者通过“一网通办”平台，申请“个体工商户设立登记”，行业选“道路货物运输”，税务机关会自动分配，然后申请“税务登记”，做“小规模纳税人”，之后就可以在电子税务局里申请代开发票或者申请税控设备了，实操中，很多地方支持手机拍照上传身份证、行驶证，非常方便。

实操方案三：物流公司内部设立“运输服务部”统一开票

如果你觉得让每个司机都去办个体户太麻烦,还有一种更“集约”的方式：你物流公司自己成立一个分支机构，或者干脆注册一个“运输服务部”，专门用来管理外调车辆，把那些个体司机的业务，通过“挂靠”或者“承包”的形式，纳入你这个内部的管理单元。

你和司机签订《车辆挂靠协议》或者《运输承包协议》，约定司机的车辆挂靠在你公司名下（实际车辆产权不变），然后你公司以自己名义对外承接运输业务，再由司机去完成实际运输，这样，你的公司就可以直接给客户开票，同时支付给司机的费用，你公司可以以“工资薪金”或者“劳务报酬”的形式列支，而不需要再找司机要运输发票。

但这个方案有个坑：如果处理不好，会被税务局认定为“假挂靠真虚开”，或者被认定为劳动关系纠纷，所以一定要有真实的合同、真实的资金流、真实的运输轨迹，而且挂靠模式下，司机的社保、个税都需要你公司代扣代缴，管理成本不低，一般只适用于规模较大的物流企业或者车队管理方。

另一种变通是：你以公司名义给个体司机支付劳务报酬，然后到税务局申请“劳务报酬代开发票”，但劳务报酬的个税预扣率很高（800元以上20%），司机不愿意，所以实践中很少用。

实操方案四：通过“平台经济”模式合规解决

现在很多物流平台,比如货拉拉、满帮、悟空等，其实已经解决了这个问题，如果你外调的个体司机本身就在这些平台上注册，你可以通过平台下单，平台会给他们结算运费，同时平台会给你开具增值税电子发票（专票或普票），平台作为“货运互联网平台”，根据国家税务总局的规定，可以代为开票，并且享受一些税收优惠。

很多物流公司外调司机并不是通过平台找的,而是自己认识的熟人，或者通过信息部找的，这种情况下，你可以引导司机去注册成某个平台的“注册司机”，然后你通过平台发单、结算，平台通常会收一部分服务费（比如1%-3%），但你可以拿到合规发票，更省心的是，平台还会帮司机代扣代缴个税，你省去了很多税务麻烦。

缺点就是：平台服务费增加了成本，而且司机可能不愿意多一个环节，但在当前严监管环境下，这种方式最安全、最省事。

实操方案五：利用“单位差旅费报销”思路变通

这个办法适用于少量、偶然的临时用车情况，比如你公司偶尔应急叫了一个个体司机拉了一趟货，金额不大，这种情况下，你可以让司机给你写一张“收款收据”，注明运费金额、车牌号、起止地点、时间，附上你的付款凭证（微信转账截图、银行回单等），你自己在公司内部做一个“费用报销单”，按照“差旅费”或者“运杂费”的名义入账。

但注意：这个办法只能用于小额零星业务，且不能频繁使用，根据国家税务总局的公告，对于个人从事小额零星经营业务，单次不超过500元（有的地方是300元）的，可以不用发票，凭收款凭证和内部凭证即可税前扣除，一旦金额超过500元，就必须要有发票，所以这个办法局限性很大，只能解决极少数情况。

选哪个方案最合算？

说了这么多,我们来排个优先级：

第一选择：引导个体司机办个体户。 成本低、合规性强、一次办好长期受益，尤其适合那些和你长期合作、每个月都有固定运费的司机，你帮他算笔账：办了个体户后，他以后给任何公司拉货都能开票，业务更好接，你的运费照付，还额外补贴他一点税费，双赢。

第二选择：通过物流平台结算。 如果司机不配合办个体户，或者你公司本身业务复杂、司机流动性大，那就通过平台，虽然多花点服务费，但省心省力，发票正规，税务风险最低。

第三选择：自己公司设立挂靠模式。 适合规模大、有自有车队和管理能力的企业，但必须做好合同、资金、车辆的配套管理，避免被认定为假挂靠。

第四选择：让司机去税务局代开。 适合一次性或偶发业务，但需要你提前和司机沟通好税费承担问题，而且司机配合度低。

最后提醒一句：千万别用“替票”或者“买发票”来凑成本。 很多物流老板觉得个体司机不给票，就去外面买点油票、过路费发票来抵账，这是典型的虚开发票行为，一旦被查，轻则补税罚款，重则坐牢，现在的金税四期，发票、资金、物流全都能匹配，你买了油票但实际没有对应的加油记录，税务局一查一个准，合规才是长久之计。

好了,大概就是这么些办法，物流行业的老板们，该行动起来了，与其天天为发票发愁，不如花点时间把司机的工作做通，把流程理顺，省下来的税款，就是你实实在在的利润，如果还有不明白的地方，欢迎随时交流。