物流运输公司司机运费没发票？别慌，教你几招合规入账，还能省下冤枉钱

智小账企业服务昨天 253

咱们做物流运输的，不管是跑长途的专线，还是干同城配送的，每天都得跟一大堆司机打交道，这些司机里，有挂靠到咱们公司名下的，有长期合作的社会车辆，还有临时叫来的“游击队员”，甭管哪种，活儿干完了，钱得付给人家，可问题也来了——很多司机压根儿没发票，要么是个体散户不懂开票，要么是嫌麻烦不想去税务大厅，要么就是人家临时干一票，连身份证都不想掏，你这边公司财务要记账、要报税，手里攥着一堆白条、收据、转账截图，这账到底该怎么入？不记吧，成本不够，利润虚高得多交企业所得税；记了吧，税务查账的时候又怕说不清，这可不是小事,不少老板就栽在这上面。

今天我就把这个事儿掰开揉碎讲清楚，咱们从三个角度来说：第一，无票运费到底能不能入账？第二，怎么入账才合规，税务局挑不出毛病？第三，实操中具体步骤和分录怎么做，你拿出小本子，或者直接收藏这篇文章,以后碰到类似情况翻出来看看就行。

先搞懂核心问题：没发票，账能做但税不能抵

很多人一听“没发票”，第一反应就是“绝对不能入账”，这话不准确，会计上，只要你真实发生了业务，有付款记录、有司机签收的单据、有运输合同或者派车单，那这笔运费在账务处理上是可以记进成本的，这叫“实质重于形式”，你公司花了十万块钱运费，哪怕只有一张司机签字的收条，会计也得在账上记“主营业务成本——运费”，不然的话，你的利润表就失真了，明明成本十万，你记零，那利润就多出十万,多交的税可就亏大了。

记账归记账，税务上能不能抵扣就是另一回事了，咱们国家企业所得税法规定，只有取得合法有效的税前扣除凭证，才能在企业所得税税前扣除，也就是少交税，没发票的支出，会计上尽管列支，但到了每年汇算清缴的时候，税务局不认，你必须做“纳税调增”，把这一块成本加回来补交企业所得税，举个例子：你公司利润100万，其中20万是没发票的运费，那么会计利润是100万，但税务上的应纳税所得额要调成120万，按25%税率要多交5万块的所得税，这就是“有票省税，无票多交”的道理。

那怎么办？难道就眼睁睁看着白花花的银子交税？别急,咱们有的是办法。

无票运费合规入账的“五条路”

物流运输公司司机运费没发票？别慌，教你几招合规入账，还能省下冤枉钱物流运输公司司机运费无票怎么入账第1张

第一条路：小额零星业务，用收款凭证就行

这个政策很多人不知道，根据国家税务总局2018年第28号公告，如果你支付的款项属于“小额零星经营业务”，每次不超过500元（有些地方是300元，但主流是500元），那你可以凭对方开具的收款凭证入账，不需要发票，收款凭证上得写明：收款人姓名、身份证号、收款项目、金额、收款日期，你让司机手写一张收条，按这个格式填上，签字按手印,就相当于合规凭证了。

比如你临时叫了个三轮车运几趟货，一趟给300块，每次不超过500，那就让司机写个收条，注意，千万别一次性给几千块，比如一个月结了9000，那就超出小额零星的范畴了，有些老板耍小聪明，把几千块的运费拆成十几张500元以下的收据，想着蒙混过关，千万别！税务局看的是同一人、同一项目的累计金额，你拆单属于恶意规避，一旦被查出来，不仅补税还要罚款，这个法子只适用于真正的、零星的、单次不超过500的小额支出。

第二条路：让司机去税务局代开发票

这是最正规、最省事的方法，现在也特别方便，很多司机不知道，个人可以到税务局代开增值税普通发票，而且目前国家对小规模纳税人（包括个人）有优惠政策：月销售额10万元以下（季度30万以下）免征增值税，也就是说，司机如果一个月只给咱们公司拉了几趟货，运费没超过10万，他去税务局代开发票是不用交一分钱增值税的，只需要交一点点个人所得税（经营所得核定征收，各地不同，一般带征率在0.5%~1.5%左右，有些地方甚至全免），而且现在很多地方的电子税务局、手机APP都能办，坐在家里刷脸就能开出电子发票,不用专门跑税务局。

作为物流公司，你可以主动引导司机，告诉他们这个政策：“王师傅，你去税务大厅或者手机上代开个发票，都不交税，一毛钱都不用花，还能帮我公司省几万块钱的所得税，回头我给你发个红包。”绝大多数司机一听不花钱，都愿意配合，你可以在每次结算运费前，把“提供发票”作为条件，长期合作就更好办了，签个合同，约定司机每月或每次结算时必须提供发票，实在遇到硬茬子，你可以适当提运费，比如没发票的运费5000，有发票的运费5200，司机一算多拿200块,自然就去开票了。

第三条路：成立个体工商户，或者临时税务登记

如果某个司机长期给你拉货，一个月运费好几万甚至十几万，那光靠代开发票就不太划算了，因为代开发票的时候，税务局会按“经营所得”或者“劳务报酬”扣缴个税，税负可能偏高，更好的办法是让司机去注册一个个体工商户（现在很多地方可以网上注册，流程很简单），然后以个体户的身份跟你公司签运输合同，每个月开票给你，个体户可以享受小规模纳税人免税政策（月销售额10万以下免税），而且个税可以核定征收，综合税负极低，有些地方甚至能做到零，作为公司，你拿到的是正规增值税普通发票或专用发票（如果是一般纳税人，还能抵扣进项税款，更香）。

还有一种情况：有些司机本身就是挂靠在你公司的，你可以和司机商量，让他以你公司的名义去税务局做“临时税务登记”，这样他拉货产生的收入，可以以你公司的名义代开发票，但实际操作中比较麻烦，一般不建议普通小公司搞，相对而言，让司机注册个体户或者直接代开,是最实用的。

第四条路：用内部凭证加其他佐证，但只能做“权宜之计”

有些老板说：“我实在搞不定司机，人家就是不开票，我总不能把钱扣着不付吧？”那好，这种情况下，你依然可以在账上正常列支运费，但是你必须在年末汇算清缴前，尽量去税务局申请“无法取得发票的税前扣除凭证”的认定，这个条件很苛刻，需要你证明对方是依法无需办理税务登记的单位或者个人，并且你发生了实际业务，比如你能拿出运输合同、派车单、司机身份证复印件、银行转账记录、GPS轨迹等等，形成一套“业务真实发生”的证据链，根据国家税务总局公告2018年第28号第十条，企业可以在税前扣除,但需要留存以上资料备查。

注意，这只是理论上的，实际操作中，税务局对无票支出的审查非常严格，尤其是金额较大的，很少有企业能仅凭内部凭证就顺利扣除，这个方法只适合极个别小额、零星、确实无法取得发票的情况，而且你提前要做好风险准备：被查到了，大概率还是要补税，别把这个当主路,最多算个备用方案。

第五条路：把运费转化为工资薪金？不可行！

有的老板一拍脑袋：“干脆跟司机签个劳动合同，按月发工资，这样就变成员工了，工资不用发票，还能当成本。”这个想法很危险，司机不是你的员工，他没有跟你签订劳动合同，也不接受你的考勤管理、社保缴纳、日常安排，你硬签劳动派遣合同，税务局和社保局一查就露馅，如果你把运费按工资发，司机就要交个人所得税，而原本他作为个体运输户，可能一分钱税不用交，他肯定不干，更严重的是，你还得给他交社保，否则就是违法用工，结果你为了省点发票钱，惹上劳动纠纷和社保稽查，得不偿失,所以这条路千万别走。

实操中的账务处理：分录怎么写？

说完了路子，咱们来点实在的，假设你的物流公司是一般纳税人，主营业务是运输服务，某月支付给司机张三运费5000元，他给你提供了税务局代开的增值税普通发票（免税）,那么你的分录：

借：主营业务成本——运输成本 5000
贷：银行存款 5000

如果张三没发票，但你为了账实相符，先挂账，分录一样，只是你心里清楚这笔成本将来要做纳税调增，但更规范的做法是：你年底汇算清缴时，把这笔成本从成本里剔出来，在纳税申报表的“纳税调整项目明细表”里填上“无票支出调增”5000元，这样你的会计利润和企业所得税申报利润就一致了,不会被税务局找麻烦。

还有一种情况：你提前预付了运费，但还没收到发票，可以先做“预付账款”或者“其他应收款”，等发票到了再转成本，但实务中大多数公司都是直接进成本,风险就在于年底能不能拿到票。

如果你用的是“个体户司机”的模式，他给你开了增值税专用发票（假设他是一般纳税人，或者税务机关代开专票）,那你的分录就是：

借：主营业务成本——运输成本（不含税金额）
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款（含税金额）

这笔进项税可以用来抵扣你公司的销项税，等于省了增值税,更划算。

日常管理小技巧：怎么让司机乖乖开票？

最后给你支几个招，都是我们实际帮物流公司做咨询时用过的,很管用：

建立“司机白名单”：对长期合作的司机，提前要求他们去注册个体户或者熟悉代开发票流程，你甚至可以给他们发一个操作指南，截图、步骤写得明明白白，第一单没票，第二单起必须带票,否则运费延迟结算。
运费报价策略：公司的运费标准分两种：开票价和不开发票价，比如不开发票给4000，开发票给4200，差价200，司机自己算账，多数人会选多拿钱去开票,毕竟他开票成本基本为零。
利用支付平台：有些第三方支付平台（比如微信、支付宝的企业版）可以帮你自动生成电子凭证，虽然不能完全替代发票，但至少能强化证据链，现在有些地方推出了“道路运输电子发票”的试点，让你公司直接代司机开票,关注当地税务局的动态。
定期抽查：每季度或每半年，安排财务人员或外聘顾问检查一下无票支出的占比，如果太高，就要反思是不是结算制度有问题,及时纠正。