个税手续费变员工奖励金？会计这样记账准没错！

智小账企业服务 06-10 8

每当财务小伙伴成功完成个税代扣代缴，税务局常会按代扣税款总额的2%返还一笔手续费，这笔钱如果打算用来奖励辛苦的办税人员，该怎么做账？看似简单的资金流动，背后却牵涉政策依据、资金性质、税务风险与精准会计记录的多重考量。 今天咱们就掰开了揉碎了，把这个过程讲明白,保证你看完就能上手操作！

政策依据：这笔钱打哪来的？

咱们记账不能稀里糊涂，首先得弄明白这钱的“出身”：

《中华人民共和国个人所得税法》第十七条：白纸黑字写得清清楚楚：“对扣缴义务人按照所扣缴的税款，付给百分之二的手续费。” 这就是最根本的法律依据，税务局返钱给你，是因为你作为公司（扣缴义务人），老老实实、准确及时地完成了员工的个税代扣代缴工作，这是对你付出劳动的“补贴”或者说“报酬”。
《财政部税务总局人民银行关于进一步加强代扣代收代征税款手续费管理的通知》（财行〔2019〕11号）：这份文件把政策说得更细致了，它明确提到，这笔手续费可以用于几个方面：
- 提升办税能力（比如买设备、买软件）
- 奖励办税人员（重点来了！咱们要讨论的就是这个用途）
- 支付代扣代缴相关的其他必要开支 关键在于： 文件说的是“可以”用于奖励办税人员，并不是“必须”或者“只能”，公司是有自主决定权的，决定奖励了,才涉及到后面怎么记账的问题。

资金性质：这钱到底是谁的？

钱打到公司账上了，它就自动变成公司的钱了吗？还真不是！ 这笔手续费的性质有点特殊：

它是税务局支付给“扣缴义务人”（也就是公司）的款项。 当银行账户收到这笔钱时，它首先体现的是公司收到了一笔收入性质的款项。
但它具有特定用途的补偿性质。 税务局给你这笔钱，是让你用来“补偿”或者“支持”你履行代扣代缴义务所产生的相关成本和付出的努力的，它不是公司销售商品、提供劳务赚来的常规经营收入。
当公司决定将其用于奖励相关办税人员时： 这笔钱就从“公司收到的补偿款”，转变成了公司向员工支付的一项报酬或福利，本质上，它成了员工因工作（办理代扣代缴个税）而获得的经济利益。

核心环节：奖励员工的会计分录详解

个税手续费变员工奖励金？会计这样记账准没错！税务局返还的个税手续费奖励员工会计分录第1张

重头戏来了！假设公司决定把这笔税务局返还的手续费，全部或部分拿出来，奖励给负责具体办税工作的财务部小王、小李等员工,整个记账过程可以分为两步走：

第一步：公司收到税务局返还的个税手续费

情景： 银行账户叮咚一声，收到税务局打来的个税手续费返还，金额是 10, 000 元。
会计思路：
- 公司收到钱了，银行存款肯定要增加（借记）。
- 这钱怎么来的？是税务局给的个税手续费返还，它属于一种与日常经营活动相关、但又不是主营业务的收入，在会计准则里，最适合放它的地方就是 “其他收益” 科目（小企业会计准则下用 “营业外收入” ），别忘了这笔钱我们打算用于奖励员工，所以在发出去之前，它就相当于公司欠着员工的一笔钱，属于负债性质，记在 “其他应付款” 里最合适。
标准会计分录：
```
借：银行存款                       10, 000.00
贷：其他收益 / 营业外收入 - 个税手续费返还      10, 000.00
```
- 说明： 这里先全额确认为收入，同时隐含了这笔收入后续将用于特定用途（奖励员工），虽然钱还在公司账上，但因为它指定了用途，所以我们需要通过“其他应付款”来明确这个负债义务，但请注意，在收到钱的这一刻，更常见的、更清晰反映业务实质的做法是下面这个分录：
更推荐的分录（清晰反映负债）：
```
借：银行存款                       10, 000.00
贷：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励）  10, 000.00
```
- 说明： 这个分录更好！它直接点明了这笔钱的暂时保管性质和未来用途（准备发奖励），它清晰地告诉看账的人：银行里是多了1万块，但这钱不是公司可以随便花的利润，而是收进来准备发给员工的，是公司欠员工的。这是目前实务界更推荐、更能准确反映业务的做法。 后续实际发放时再结转。

第二步：公司将该笔手续费作为奖励发放给相关员工

情景： 公司决定将收到的10, 000元手续费全部作为奖励金，发放给负责办税的财务团队员工（假设税前）。
会计思路：
- 钱发出去了，银行存款减少（贷记）。
- 这笔钱发给员工了，本质上是员工因工作获得了报酬，它应该计入公司的成本或费用，具体计入哪个科目，看公司内部规定和这笔奖励的性质：
  - 常见做法1：计入“应付职工薪酬 - 工资/奖金”。如果公司把这笔奖励视作员工常规工资奖金的一部分（比如随当月工资一起发，或者明确是绩效奖金性质），那么走“应付职工薪酬”科目最规范，这意味着这笔奖励金需要并入员工当月工资薪金，合并计算并代扣代缴个人所得税！
  - 常见做法2：计入“应付职工薪酬 - 福利费”。如果公司把这笔奖励更多地看作是一种额外的、非经常性的福利（比如单独发放，不并入工资条），那么可以计入福利费，但要注意，福利费通常有税前扣除限额（工资总额的14%），且同样需要并入工资薪金计缴个税（除符合规定的特殊福利外）。
- 之前挂在“其他应付款”里那笔准备发奖励的钱（或者虽然没挂，但资金已收到的），现在付出去了，负债就消除了（借记）。
标准会计分录（假设计入工资奖金）：
```
借：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励）  10, 000.00
贷：银行存款                                     10, 000.00
```
- 说明： 这是承接上面更推荐分录的做法，直接冲减之前确认的负债（其他应付款），银行存款减少。这个分录遗漏了非常重要的内容！ 它没有体现这笔支出对公司损益的影响（费用/成本），也没有体现这笔钱作为员工报酬的性质以及随之而来的个税代扣义务！
完整且正确的会计分录（以计入工资奖金为例）： 这笔奖励金10, 000元是税前金额，发放给员工前，公司必须履行代扣代缴个人所得税的义务！
- 计提奖励金（体现费用和负债）：
```
借：管理费用 - 工资薪金 / 销售费用 - 工资薪金等 （根据员工部门）  10, 000.00
贷：应付职工薪酬 - 工资                                     10, 000.00
```
  - 说明： 确认这笔奖励是公司的人工成本（费用增加），同时形成对员工的负债（应付职工薪酬增加），这时“其他应付款”的余额还在。
- 结转资金来源（冲减代收款负债）：
```
借：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励）      10, 000.00
贷：应付职工薪酬 - 工资                             10, 000.00
```
  - 说明： 用收到的、指定用于奖励的手续费，来“偿付”公司应支付给员工的工资负债，这一步是关键，实现了手续费用途的转化，其他应付款”平了，“应付职工薪酬”余额仍是10, 000元。
- 实际发放奖励（扣税并付款）： 假设需要代扣代缴个税 500元（具体金额按税法计算），则员工实得 9, 500元。
```
借：应付职工薪酬 - 工资                    10, 000.00
贷：应交税费 - 应交个人所得税               500.00
    银行存款                                     9, 500.00
```
  - 说明： 实际支付时，冲减应付职工薪酬，代扣的个税形成对税务局的负债（应交税费）,剩余金额打给员工。

总结完整流程分录（采用清晰负债法）：

收到手续费：

借：银行存款 10, 000
贷：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励） 10, 000

决定发放奖励并计提：

借：管理费用 - 工资薪金 10, 000
贷：应付职工薪酬 - 工资 10, 000

结转资金来源：

借：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励） 10, 000
贷：应付职工薪酬 - 工资 10, 000

发放并代扣个税：

借：应付职工薪酬 - 工资 10, 000
贷：应交税费 - 应交个人所得税 500
    银行存款 9, 500

如果计入福利费（分录示例）：

流程类似,只需将第2步和第3步中的科目替换：

借：管理费用 - 职工福利费 10, 000
   贷：应付职工薪酬 - 职工福利费 10, 000
3. 借：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励） 10, 000
   贷：应付职工薪酬 - 职工福利费 10, 000

（发放分录类似，贷方科目为“应付职工薪酬 - 职工福利费”）

实操要点与注意事项

科目选择（工资/福利费）是核心： 选择“工资”还是“福利费”入账，不是随意的！ 它需要结合公司薪酬制度、奖励发放的具体形式（是否固定、是否与绩效强关联、发放频率）来决定，并在内部制度中予以明确，选择不同科目,可能影响：
- 职工教育经费、工会经费等的计提基数。
- 福利费税前扣除限额（工资总额的14%）。
- 社保缴费基数（通常福利费不计入社保基数，而工资奖金可能计入，需结合地方政策）。务必咨询专业人士或当地社保机构确认。
个人所得税代扣代缴是铁律！ 无论计入工资还是福利费，这笔奖励金 必须！必须！必须！ （重要的事情说三遍）并入员工当月的“工资、薪金所得”，由公司依法履行代扣代缴个人所得税的义务，税务局返还给你手续费是奖励你代扣个税的行为，你再发给员工的钱就是员工的应税所得，别想着能逃税！员工实际拿到手的钱,是扣税之后的金额。
增值税问题： 好消息！公司收到税务局返还的这笔个税手续费，不属于增值税的征税范围，不需要缴纳增值税，自然，你把这钱发给员工,也不涉及开增值税发票的问题。
企业所得税问题：
- 收入端： 公司收到的这笔手续费返还，需要计入企业所得税的应纳税所得额，它属于企业的收入（其他收益或营业外收入）。
- 支出端： 用于奖励员工的部分，作为工资薪金或福利费支出，在符合税法规定（如合理性、福利费在限额内）的前提下，可以在企业所得税税前扣除，相当于收支相抵后，对所得税影响很小或为零（前提是奖励金额不超过返还金额且符合扣除规定）。
跨期处理（权责发生制）： 如果公司在年末收到了手续费返还，但决定在下一年度才实际发放给员工作为奖励，这时,会计处理要体现权责发生制：
- 收到款项时（本年）：
```
借：银行存款
贷：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励）
```
- 年末（本年）： 虽然还没发，但发放的义务（基于公司决定）在本年末已经产生，需要在年末计提这笔费用和对应的应付职工薪酬：
```
借：管理费用 - 工资薪金 / 职工福利费
贷：应付职工薪酬 - 工资 / 职工福利费
```
  - 结转资金来源（即使资金已收到）：
```
借：其他应付款 - 代收个税手续费（待发放奖励）
贷：应付职工薪酬 - 工资 / 职工福利费
```
  - 说明： 这样处理，在本年利润表中体现了这笔费用，同时在资产负债表上，“其他应付款”被冲平，“应付职工薪酬”体现了年末应发未发的奖励金负债。下一年实际发放时，再做支付分录（借：应付职工薪酬，贷：应交个税、银行存款）即可。
凭证附件要齐全： 做好账，原始凭证是支撑,关键附件包括：
- 银行收款回单： 证明收到税务局返还的手续费。
- 税务局手续费返还的相关通知或系统截图： 证明款项性质。
- 公司内部关于将手续费用于奖励员工的决策文件/会议纪要： 证明资金用途。
- 奖励金发放明细表： 列明受奖员工姓名、奖励金额、代扣个税金额、实发金额等,员工签收确认。
- 银行付款回单（发放奖励时）： 证明款项支付。
- 个人所得税扣缴申报凭证： 证明已履行代扣代缴义务。
区分对象：奖励谁？ 奖励对象应是与办理代扣代缴个税工作直接相关的人员，通常是财务部、人力资源部的具体经办人员或其团队，避免随意扩大范围,确保奖励的合理性和相关性。
账务清晰是关键： 强烈推荐使用“其他应付款”作为过渡科目（如上面更推荐分录所示），清晰反映资金从收到到支付的全流程，便于追踪和审计，避免直接将返还手续费计入收入后，又把发放奖励计入费用，虽然最终损益影响相同,但业务链条的完整性不如使用过渡科目清晰。