电商老板别发愁！没有成本单据，利润照样算得清，还不用担心税务风险

这几天有好几个做电商的朋友找我诉苦,说他们开店好几年了，一直有个老大难的问题：进货的时候没有成本单据，有的从批发市场拿货，一手交钱一手交货，别说发票了，连张正规收据都没有，有的是从1688或者拼多多进点零散货，卖家不给开票，自己也没想着要，到了月底、年底算利润的时候，看着支付宝、微信里进进出出的钱，脑袋嗡嗡的——到底赚了多少？该交多少税？心里完全没底，更怕的是税务查账，万一说咱成本说不清楚，那不得多交冤枉税吗？

其实这个问题在电商圈特别普遍,尤其是个体户、小卖家、夫妻店，还有那些刚刚起步的新手卖家，大家伙儿觉得“小本生意，要什么发票”，或者“开了发票还得加点税点，不划算”，但到了真要算账的时候，没单据就成了拦路虎，今天我就用大白话，把这件事掰开了揉碎了讲讲，你只要认真看完，保证能明白：没有成本单据，到底怎么处理账务？怎么合理合法地算出真实利润？怎么避免以后踩坑？内容很干，可能有点长，但全是干货，建议先收藏再慢慢看。

先搞清楚：为什么成本单据这么重要？

咱们先别急着找解决办法,得先明白一个道理——税务局为什么要你提供成本单据？因为任何一家企业、个体户，赚钱了就得交税，税是怎么算的？基本上就两种算法：

第一种是查账征收，就是按你真实的收入减去真实的成本，得到的利润来交税，比如你今年卖了100万，进货花了60万，还有人工、运费、房租之类的费用10万，那利润就是30万，这30万再根据税率交税，你看，这里面的“进货花了60万”，就得有证据证明你确实花了这60万，发票、正规收据、合同、付款记录……这些都是证据，没有证据，税务局凭什么相信你花了60万？人家可能直接按100万全额算利润，那你不是亏大了？

第二种是核定征收，就是税务局觉得你账目不清楚，没法算真实利润，干脆给你定一个利润率或者一个固定税额，比如按你收入的5%来算利润，或者每个月固定交500块钱税，这种算法对小卖家来说，有时候反而更省事，但前提是你得符合条件，而且以后可能越来越难申请了。

所以你看,没有成本单据，直接后果就是：要么你没法证明自己花了钱，导致利润虚高、多交税；要么你被迫走核定征收，但核定征收也有它的局限性和风险，最要命的是，万一哪天税务局来查你，你拿不出像样的账本和凭证，可能会被认定为“账目混乱”，甚至面临罚款。

电商没有成本单据，常见的有哪些情况？

咱们得对号入座,看看你属于哪一种：

第一种：从批发市场、档口进货
这种情况最常见，比如你卖女装，去广州十三行、杭州四季青拿货，每家摊位拿个几十件，付现金或者微信转账，对方顶多给你一张手写的小票，上面连个章都没有，这种小票严格来说不算合规的单据，但至少是记录，问题是很多人连小票都不要，转完钱就走了，回头就忘了到底花了多少。

第二种：从线上平台（1688、拼多多、淘宝等）进货
现在很多卖家都在1688上找货源，或者从同行那里倒货，有些商家支持开发票，但很多小商家嫌麻烦，或者要加税点，你为了省钱就说“不要发票”，结果只留下一个订单截图、一个转账记录，这个记录能当成本凭证吗？理论上可以，但需要补充其他信息，比如商品名称、数量、单价、对方信息等。

第三种：委托加工或者定制产品
有些电商卖的是自己找工厂定做的产品，比如定制T恤、小饰品，这种一般会有合同、打样费、加工费，但很多小厂也是不开发票的，给你一张送货单就算完事，这种比单纯批发稍微好一点，因为至少合同或者聊天记录里能体现交易内容。

第四种：个人代购或者二手货源
比如你从国外人肉背回来，或者从闲鱼、转转上收二手货再卖，这种基本不可能有发票，连个正经收据都难，你能拿出来的只有和卖家的聊天记录、支付截图、物流单号。

清楚了这些情况,咱们接下来就说怎么办，核心思路就三个词：补手续、留证据、选对征税方式。

没有发票，但可以用这些“证据”代替成本单据

很多老板一听“没发票”，就觉得没救了，其实不是的，税务局认可的成本凭证，不单单只有正规发票，那些能证明你确实花了钱、买了货、规格数量都对得上的东西，都可以作为辅助凭证，发票是最硬、最没有争议的，但没发票时，我们也要尽力收集以下几类材料：

完整的付款记录
微信、支付宝、银行转账记录，这个必须保留，最好和供应商的聊天记录对应上，老板，这批货300件，总价4500元，我转你微信了”，截图要包含时间、金额、对方账号（至少是头像或昵称），如果你是用的对公账户转账，那就更好了，银行回单可以直接打印出来。

收货单、发货单、入库单
每次进货，你自己做一个简单的入库单，写上日期、商品名称、规格、数量、单价、总金额、供应商名称（最好有电话或者地址），然后让送货的人签个字，或者你自己签字，这个入库单就是内部凭证，很多做代发货的，没有实物接触，那就让上家提供发货清单，打印出来留底。

聊天记录和合同
和供应商的微信聊天记录，里面谈价格、谈数量、谈运费，这些都能佐证交易的真实性，如果能签个简单的采购合同（哪怕就一页纸，写清楚甲乙双方、产品、价格、交货时间），那就更稳妥了，别怕麻烦，合同模板网上到处都是，花5分钟填好，双方法定代表人或者个人签字就行。

物流单据、快递底单
你发货给客户有快递单，进货难道就没物流？不管是厂家发给你，还是你从批发市场自己拉货，只要有运费、有物流轨迹，就能证明货是真实存在的，特别是那些走快递进仓的，物流记录保存好。

库存盘点记录
如果你每个月、每个季度做一次库存盘点，盘点表上记录现有库存数量，再结合你卖出的数量，就能倒算出进货数量，这个逻辑虽然不能直接证明进货金额，但至少能证明进货的事实，特别适合那些进货频繁、零散的卖家。

第三方支付平台的账单
比如你用了某支付平台的商家服务，后台会有完整的交易记录，这些记录可以导出成Excel表格，作为进项成本的依据，虽然不如发票正规，但至少是客观数据。

特别提醒一点：如果你是个人账户收付款，记得把所有的转账记录和对应的商品信息一一对应起来，比如今天转了2000元给老王，备注里写“T恤进货”，过几天又转了3000给老李，备注写“裤子进货”，如果你什么都不写，税务局查起来问你“这笔钱是干什么的”，你根本解释不清，转账时最好写个备注，哪怕写在备注栏里也行。

具体怎么用这些“代替单据”做账？分情况说

你的账务很简单，就想知道自己赚了多少钱，不涉及报税

这种最轻松,你只需要在Excel里建两个表：一个是收入明细（记录每天的订单、金额、平台扣费、退款等），另一个是成本明细（记录每次进货的品类、数量、单价、运费、包装费等），没有发票？没问题，你把前面说的那些付款记录、入库单、聊天记录截图整理好，每个月核对一遍，比如这个月进了5批货，每批的微信转账截图和入库单放一起，算出总成本，然后收入减去成本，再减去房租、人工、推广费，就是你的利润，这个账虽然不完美，但至少让你心里有数。

你要正规做账、报税，属于小规模纳税人或一般纳税人

这是大多数电商老板真正头疼的地方,因为报税的时候，税务局要求你必须提供合规的凭证，如果你的成本单据不全是发票，那就要看你的税务身份和当地的规定。

如果你是核定征收的小规模纳税人：目前很多地方对电商个体工商户采用的是“双定户”政策，就是给你定一个每月固定销售额和税额，这种情况下，税务局一般不太盯着你的成本单据，你只要按时申报收入，按核定的税额交税就行，核定额不一定低啊，有的地方按收入1%征税，有的地方按5%核定利润率，算下来可能比查账征收还贵，而且核定征收有个大问题：不能抵扣进项税（增值税方面），也不能享受一些小微企业优惠政策，更重要的是，随着税务系统不断完善，核定征收的适用范围正在收紧，未来可能会要求越来越多的电商企业转为查账征收。

如果你要走查账征收：那就必须把成本单据搞合规，没有发票怎么办？你可以在每个季度或者年度汇算清缴时，把所有能证明成本的资料（前面说的那些）整理成册，提交给税务局，申请“成本税前扣除”，注意，这不是百分百能通过的，税务局有自由裁量权，但如果你能提供完整的付款记录、入库单、物流单、合同，而且金额合理（比如和同行业比起来不夸张），大部分税务局是会认可的，特别是现在推行“税务实名制”和“大数据管税”，只要你证据链完整，税务系统也能反过来验证你的交易真实性。

还有一种合法操作：暂估入账
很多电商老板不知道这个方法，比如你3月份进货，没拿到发票，但货已经卖掉了，你可以在做账的时候先按实际金额“暂估计入成本”，等以后拿到发票再调整，如果一直拿不到发票，那在年度汇算清缴的时候就要做“纳税调增”，就是把这部分成本从利润里剔除，多交一笔税，但总比没有成本强，至少前期利润看起来是正常的，不会因为没发票而导致利润虚高而多交冤枉税，如果你次年还是没拿到发票，那就要补税了。

你已经卖了很多年，之前从来没有成本单据，现在要补账

这种情况比较棘手,但也不是无解，建议你这样做：

1. 先把过去两三年的所有进货转账记录、微信聊天记录、物流单全部找出来，能找多少找多少。
2. 如果某个供应商已经联系不上了,或者记录丢失了，那就找第三方的辅助证据，比如你的库存盘点记录、客户评价里的产品照片、同行报价参考等，证明当时的进货价格是合理的。
3. 尝试联系供应商补开发票,很多批发市场、小厂家，你主动给他加点税点，他是愿意补开的，特别是那些还在经营的供应商，补开过去的发票是合法的（增值税发票可以补开，只是要补税）。
4. 实在补不了的,就按“无法取得发票的成本”做纳税调增，虽然多交了税，但至少账目清楚了，以后不会被认定为偷税漏税。

举几个真实案例，让你更明白

小王卖手机壳，月入10万，进货成本6万，全是微信转账
小王属于典型的“没成本单据”，他每个月收入10万（全额入账），进货花了6万，但只有微信转账记录和对方发的“发货清单”截图，他之前一直按核定征收，每个月交固定税2000元，后来他算算，如果按查账征收，他的真实利润大概只有2万（扣除人工、房租、推广后），税反而更少（按小微企业税率，大概几千块），于是他决定转为查账征收。

他做了三件事：第一，把所有微信转账记录导出，按日期整理成Excel，每笔对应一个供应商和产品，第二，自己做了一个“入库单”，让家人帮忙签字（作为内部凭证），第三，和供应商谈好，以后每笔进货都要求对方开收据（哪怕手写也行），然后他带着这些材料去税务局申请查账征收，并说明情况，税务局审核后，认可了他提供的转账记录和入库单，允许他按实际成本扣除，现在小王每个月利润算得清清楚楚，税也交得明明白白。

李姐做女装代购，从韩国人肉背货，没有任何票据
李姐的朋友去韩国出差，帮她带衣服回来，她给朋友转账，这种连供应商都没有，只有朋友之间的转账记录，李姐这种情况，几乎不可能取得正规发票，她的解决方案是：放弃查账征收，直接选择核定征收（部分地区代购可以按经营所得核定），同时她记录了每次购买的数量、价格、韩国小票（拍照留底），虽然小票是外文，但至少能证明购买事实，她按核定的利润率报了税，算是比较省心的做法，不过她也清楚，如果以后规模做大了，肯定要找正规渠道，比如走跨境电商申报流程。

老张开天猫店，做家具，从广东厂家拿货，厂家不给发票
老张的生意比较大，月销售额50万，进货成本30万，厂家一直不开发票，他之前没当回事，结果年底财务做账时发现，因为没有进项发票，他不仅要交13%的增值税（一般纳税人），还要按全额利润交25%的企业所得税，算下来税负高得吓人，他连忙联系厂家，表示愿意承担税点，让厂家补开增值税专用发票，厂家算了一下，补开发票需要补税，但老张愿意承担，最后厂家同意了，老张为此多花了一万多税点，但换来了几十万的进项抵扣，反而省了十几万，所以有时候，多花点小钱取得发票，其实是划算的。

未来趋势：没有成本单据的日子会越来越难过

我得提醒大家,现在税务系统越来越智能了，金税四期上线后，你的微信、支付宝、银行账户和税务系统是互联互通的，哪怕你进货用的是个人账户，税务局也能看到你的大额资金往来，如果你进货花了钱，但报税时没有相应的成本抵扣，系统会自动预警，到时候税务局找你喝茶，可不是你说“没有发票”就完事了，人家会要求你提供合理的解释和证据。

我的建议是：从现在开始，就要有意识地把成本凭证搞起来，哪怕你现在还是小卖家，只要想长期干下去，就必须养成良好的财税习惯。

具体怎么做？

• 进货尽量要发票,哪怕加几个点，算一下：如果你卖100块钱的东西，进货成本50，没发票你多交的税可能是10块，而发票成本只要2块，哪个划算？
• 如果实在拿不到发票,那就把其他证据做扎实，微信转账备注清楚，聊天记录截图保存，自己做好入库单、盘点表，以后税务风险来了，你至少拿得出“证据链”。
• 定期做个内部账本,用Excel或者简单的记账软件（比如随手记、账有书），不用太复杂，把收入和成本记清楚就行。
• 关注当地税务政策,特别是针对电商的优惠或规定，比如有些地方对年销售额在120万以下的小规模纳税人，有“双定”政策，或者“月销售额10万以下免征增值税”，能省不少钱。

总结一句话：没有成本单据不可怕，可怕的是你什么都不做

说一千道一万,电商老板最怕的其实是“糊涂账”，今天赚了还是赔了，脑子里没数；税务局来了，心里发虚，但只要你现在开始行动，把那些零散的付款记录、聊天记录、入库单整理好，该补的补，该存的存，你的财税风险就能大大降低，你不需要成为会计师，但你需要知道自己的钱花在了哪里，赚了多少，该交多少税，这才是长久经营之道。

电商行业本来就卷,利润薄如纸，别再因为财税问题多交冤枉税了，今天起，就把你的微信聊天记录、转账截图、快递单子全都翻出来，花一个下午整理成一个文件夹，备注好时间、金额、产品，这个动作花不了多少时间，但以后能帮你省大钱。

如果你看完还是觉得一头雾水,或者具体操作上遇到什么困难，欢迎留言或者私信，我看到了会尽量回复，希望所有做电商的朋友，都能明明白白做生意，安安心心交税，轻轻松松把钱赚。